ビジネスにてメールを自分の書きたい順に書いていないだろうか、それであなたは損をしています。書き方によっては、相手に好印象をあたえ、ごみ箱行きを免れます。読まれるメールの書き方を紹介します。
■ビジネスメールの書き方
ビジネスのメールでは、”起承転結”で書いてはいけません。小学校でならった作文のように書いてはいけないのです。これは、物語を書く時の文書構成です。ビジネスでメールで、”起承”と来たのに”転”で転がしてはいけません。文章がズッコケます。
ビジネスのメールでは、序論本論結論で書きましょう。
序論：伝えたいことの大筋を述べます。
本論：序論で書いたことの詳細な説明を書きます。
結論：最後にまとめます。
この文章構成方が論理的でビジネスでは適しています。
■読みたくなるような表題（タイトル）をつけよう。
あなたは読みたくなる表題をつけているだろうか。例えばこんなタイトルをつけていないだろうか。
”○○会議について。”
”△△商品について”
等。
またっくどうしてほしいのか表題からはわかりません。
表題には伝えたいことのカテゴリを示しましょう。例えば、報告、連絡、相談、依頼など。表題の先頭につけるのがよいでしょう。
また、緊急度も示しましょう。例えば、至急、緊急など。
さらに、メール表題は白っぽく、似たようです。自分のメールが目立つように黒っぽい記号をうまくつかいまそう。例えば、■、★、【】など
これらをうまく使い選ばれる表題にしましょう。
例えば
”【依頼】○○会議に参加”
”至急■△△商品の不具合対策展開”。
■初めの5行で思いを込める。
この序論の部分は５行程度で読み手に大筋がわかるように簡単に記載しましょう。部長、事業部長やお客様はいつもお忙しいです。５行くらいしか読んでいただけないこともあるでしょう。それでも５行も読んでおけば大まかな情報が伝われば十分です。詳細が知りたいときは、本文を読んでいただけるでしょう。
■読み手はだれかを意識する。
読み手が誰かが重要です。読み手次第で内容や書くレベルも変わるからです。例えば、状況報告するのが、経理部長だたら、技術的なことは、後回しで、費用インパクトがこのくらいで今後の費用はこれくらいかかりますなど、経理部長は聞きたいはずです。もし、これが、品証部長なら、費用的な部分はあと回しで、技術的な今の状況と、今後の展開が品証部長は聞きたいでしょう。役割によって、聞きたいことが異なるのです。したがって、メールを出す相手がだれかによって、内容を変えなければいけないのです。
■細かなテクニック
ここでは、細かいテクニックを紹介します、」
・メール宛先を意識する
メールの冒頭に、”○○様”や”TO：○○さん”と明示的に、どの人に メールを出すのかハッキリさせましょう。メーリングリストや複数人に返信する場合、誰宛か不明確な場合があります。そうすると誰も回答しなく、ほっとかれてしまいます。そうならないためにも、メール本文の冒頭に誰宛か明示しましょう。人間は名指しされると答えなければいけないと思い込みます。返信が変えって来る確率が断然上がるでしょう。
・シグネチャーをつける
メールをもらった時に意味が分からない場合など、直接会話で聞きたい時があります。そのために、シグネチャーをつけましょう、文末に少なくとも氏名と電話番号を記載するのです、わざわざ相手に、調べさせる手間をは省くためです。ビジネスマンとしての最低限の礼儀です。
・1つのメールには一つの内容にする。
1つのメール複数の話題を記載する方がいますが、1つのメールには一つの内容にしましょう。相手が、すべての質問に答えてくれないばかりか、話がごんがらなって発散することが多いからです。メールを分けで話題を絞りましょう。
・文字数は一行半角８０文字くらいで区切る。
相手がどんな設定で、メールを読むかわかりません。なので、一行に文章は半角８０文字、全角なら４０程度に収めましょう。これなら、どんな環境でも同じイメージでメールが読めるからです。
・期日は明確に
読み手に何か依頼する場合、依頼の期日は明確にしましょう。人間は期日を指定されると、その期日を守ろうとするからです。我々の予定も組めますし、回答が来なかった場合の、リマインダーを送るきっかけになりす。
■まとめ
メールの書き方をご紹介しました。これは単にメールの書き方のみならず、ビジネスを円滑に進める1つのテクニックなのです。 ビジネスてのコミュニケーションの主体が電話から、メールに変わった昨今このスキルはビジネスを進めるための重要なスキルです。
以上
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