2021/12/25
コロナ禍になって、人と対面でコミュニケーションをとる機会がすくなくなりました。しかし、ビジネスをする上、コミュニケーション量の低下は仕事の質の低下を招きます。コロナ禍で必要とされているコミュニケーション能力を紹介ししましょう。
コミュニケーション能力とは
コミュニケーション能力とは、他者と意思疎通を上手に図る能力のことです。コミュニケーションには、”言語系””非言語系”があります。言語系コミュニケーションは言語化しているものものです。非言語系コミュニケーションは言葉でないもの。例えば、表情、アイコンタクト、身振り手振りや声のトーンなどです。このコロナ禍では、対面で説明することができないので、より言語系のスキルが重要です。そのなかでも、文書化スキルが重要とされています。ビジネスでは文書でのコミュニケーションが主流です。
コロナ禍での必要はコミュニケーションスキル
ビジネスの主なるコミュニケーションは文書でしょう。報告書、週報、仕様書、企画書、メール、チャットなど。口語でのコミュニケーションに比べ、よい点がいろいろあります。情報が整理されている。記録に残るなどです。円滑に文書コミュニケーションを図るために文章力向上につとめましょう。
円滑に文書コミュニケーションを図るため
ビジネスでの文書スタイルには、起承転結はつかいません。これは、物語を書くときに使います。ビジネスでは、序論本論結論を使います。起承転結のように、文書に後半で”転”なんてありえないからです。情報が正確に伝わるために序論本論結論をつかいましょう。
ロジカルライティング
情報を論理的に記述するのがロジカルライティングです。文書スタイル的には序論本論結論となります。この手法で描かれた文章は情報が整理されており、読み手に正確な情報が伝わります。是非、このロジカルライティングを身に着けましょう。簡単にロジカルライティングの手法をお教えします。
■文書構成
先もかきましたが、序論本論結論となります。序論では何を報告したいか簡潔書きましょう。5行くらいあれば十分です。この序論で概略がつかめるようにしましょう。部長など幹部クラスは限られた時間しかないです。このレベルの人は序論しか読まないケースが多いです。それでもわかるよう記述しましょう。詳しいことは本論で説明しましょう。結論でまとめます。
■ピラミッドストラクチャ
本論ではピラミッドストラクチャ構成をとりましょう。ピラミッドストラクチャとは報告したい情報をピラミッド状の図式化して説明する文書構成です。いきなり本文を書き始めるのではなく。言いたいことを箇条書きにし、そのあとに説明をつけましょう。情報の多さにより再帰的にこのピラミッドストラクチャがくりかえされることもあります。
■トピックセンテンス
段落の冒頭にこの段落での言いたいことを簡潔に一文で述べましょう。そうすると読み手は、この段落で何を言いたいのか初めに認識し、そのあとに悦明が続くので理解度があがります。
■ナンバリング
複雑な情報の場合は文書にナンバリングしましょう。例えば、①。。。②。。。③。。。のようにです。順序性がある情報の場合や、各文間に因果関係がある場合に説明に番号が使えるので、説明が的確になります。
まとめ
コロナ禍にあり、対面での説明ができなくなった。今まで以上に文書でのコミュニケーションが重要です。文書力を高め、コミュニケーション能力をたかめましょう。
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