このコロナ禍でオンラインで説明をする機会が多くなったと思います。言いたいことが思ったように伝わっているでしょうか。”どうして伝わらないの？”と思ったことはないでしょうか。それは話し方に問題があります。説明する力を高めるコツをご紹介します。
■説明する力とは？
説明するとは会話すると少々ことなり、事実をもとに、何故こうなのかを事実や理由を伝えるということです。説明する力とは、聞き手に内容を理解させる力となります。
■説明がうまくできない人の共通ポイント
説明がうまくできない人の共通するポイントを挙げていきましょう。
・話の要点が明確でない
話し手が言いたいことを言いたいまま話し、とりとめのない話を長くする。要点がまとまっておらず、何が言いたのかがわからない状態になります。”結局、何がいいたいの？”と聞かれる羽目になります。
・結論が明確ではない
話し手が話す内容を理解していない。不確かないいまわしで、語尾があいまいで、言い切らないような口調で話す。
・主語を言わない
”誰が””何が”を省くと、聞き手が話を勘違いしてしまい、何について話しているかわからないことなります。
・聞きづらい話し方
ボソボソとした話し方、聞き手の理解度を意識せず話す、早口などは、聞き手が話を聞き取りにくい。
■説明する力を高めるコツとは
説明する力を高めるコツをいくつかご紹介しましょう。
・初めに要約を説明し、要点の数を伝えましょう。
初めに、内容がどんなカテゴリの内容を伝えましょう。報告、連絡、相談、依頼など。そのあとに、大まかな要約を話し、ポイントが幾つあるか話します。
例えば、
”ご相談があります。○○様向けの見積もりの金額についてです。要点は三つあります”
これだけで、聞き手は話の内容がほぼわかります。
聞き手は、
”相談があるのだな”
”○○様向けの見積もりの金額の件か”
”要点が三つあるのか、一点目はなにかな”
のように認識します。
あとは詳しい内容を話すだけです。
例えば、
”一つ目は金額です。金額は。。。。。。。。。。。。。。”
”二つ目は納期です。納期は。。。。。。。。。。。。。。”
”三つ目は条件です。条件は。。。。。。。。。。。。。。”
”この見積もりで発行したのですが、いかがでしょうか？”
・事実と推測や感想は分けて説明する
事実と推測や感想は分けて説明しましょう。実際に起こったこと、誰かの推測や感想を区別して説明すると聞き手の理解度が上がります。推測や感想の説明に入れる場合は、誰のかも意識的に述べましょう。
例えば、
”○○様向けの見積もりを昨日、発行しました。△△さんの推測では成約確実です”
”△△さんの推測ではあてにはならないな
・聞き手が内容を理解しているかを確認しよう
話の区切り毎に、間をあけましょう。聞き手の理解度を確認するためです。オンラインだとカメラオフをしており、聞き手のリアクションが見えない場合があります。話の区切り毎に、間をあけることにより、理解する時間確保や質問するタイミングがつくれることにないます。
・声のトーンや話すスピードに注意する。
オンラインの場合は、顔が見えない分、内容のわかりやすさと同様に、話し方も重要です。早口にならないよう、明るく、ハッキリ話しましょう。声の大きさも重要です。
まとめ
説明する力を高めるコツをご紹介しました。ちょっとの工夫で、より聞き手に話が伝わるようになります。頭の中で、言いたいことをまとめ、説明しましょう。
”コミュニケーション力とは”の記事も参考にしてください。
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